Welche Software hilft bei der Organisation im Bestattungshaus?
Eine lange Funktionsliste lässt sich schwer bewerten, solange unklar bleibt, wie die einzelnen Angaben zusammenhängen. Bei Sarg oder Urne, Trauerredner oder Pfarrer, Trauerhalle, Verabschiedung am Grab, Blumen und Rentenabmeldung kommt es auf die Zuordnung zum jeweiligen Sterbefall an: Was ist vorgesehen, was wurde bereits veranlasst und was ist noch offen? Die Anwendung muss diese Auskünfte zusammenführen.
Angabe, Aufgabe und Zuständigkeit sind verschiedene Informationen
Die Auswahl eines Sarges beschreibt eine Festlegung. Ein Aufgabenstatus beschreibt dagegen den Stand einer Bearbeitung. Die zugeordnete Person sagt, wer dafür zuständig ist. Werden diese Informationen nur in einem freien Notizfeld gesammelt, können sie zwar nachgelesen werden; eine gezielte Übersicht über offene Aufgaben oder Zuständigkeiten setzt jedoch entsprechend auswertbare Angaben voraus.
| Information | Was bei der Softwareauswahl daran wichtig ist |
|---|---|
| Festlegung | Die vorgesehene Bestattungsart und die dazugehörigen Angaben müssen lesbar zusammenstehen. Änderungen sollen an der aktuellen Darstellung erkennbar sein. |
| Bearbeitungsstand | Offene, begonnene und abgeschlossene Aufgaben sollen unterscheidbar und in einer Übersicht auffindbar sein. |
| Zuständigkeit | Eine zuständige Person und die Person, die eine Bearbeitung tatsächlich abgeschlossen hat, können unterschiedliche Angaben sein. Der Funktionsumfang muss erkennen lassen, was davon erfasst wird. |
| Termin | Ein geplanter Termin, eine Erinnerung und eine fachlich zu beachtende Frist haben unterschiedliche Bedeutungen. Die Bezeichnung und Herkunft eines Datums müssen in der Anwendung verständlich sein. |
Bei mehreren gleichzeitig bearbeiteten Sterbefällen kommt eine weitere Frage hinzu: Kann das Team offene Aufgaben nach Person oder Bearbeitungsstand überblicken, oder muss dafür jede einzelne Akte geöffnet werden? Beide Darstellungen können dieselben Grunddaten enthalten. Der Unterschied liegt im Aufwand, die benötigte Auskunft zu finden.
Rollennamen allein erklären die Zugriffsrechte nicht
Eine Rolle wie „Sachbearbeitung“ ist zunächst eine Zusammenstellung von Berechtigungen. Entscheidend sind die einzelnen Freigaben: Sterbefälle anlegen, bearbeiten oder löschen, Unterlagen hochladen, vertrauliche Dokumente einsehen und Berichte ausgeben. Wer Angaben bearbeiten darf, muss deshalb noch nicht automatisch auch löschen oder sämtliche Dokumente öffnen dürfen.
In unserer Anwendung PietätPro gibt es vier Rollenvorlagen und acht je Benutzer einstellbare Berechtigungen. Das ist ein konkreter Ansatz, um Teamzugänge zu unterscheiden. Für einen Softwarevergleich bleibt außerdem wichtig, auf welcher Ebene Rechte gelten: für Funktionen, Datenbereiche oder einzelne Felder. Die PietätPro-Funktionsübersicht beschreibt die dort vorhandenen Rollen und Mitarbeiterrechte.
Eine Vorführung muss auch Änderungen zeigen
Eine fertig ausgefüllte Ansicht zeigt das Ergebnis einer Eingabe. Noch offen bleibt dabei, wie eine fehlerhafte Angabe berichtigt wird, wie eine Aufgabe zugeordnet wird und wie andere Berechtigte die Änderung sehen. Ebenso wichtig ist die Suche: Nach welchen Angaben kann gesucht werden, welche Filter stehen bereit und wie werden abgeschlossene Vorgänge wiedergefunden?
Ein Vergleich wird aussagekräftiger, wenn dieselben Anforderungen bei allen Anwendungen betrachtet werden. Eine fehlende Funktion sollte als fehlend festgehalten werden; eine angekündigte Erweiterung gehört mit ihrem noch offenen Liefertermin gesondert daneben. So wird sichtbar, welche Arbeit bereits mit dem vorhandenen Funktionsumfang möglich ist.