Eine Funktionsliste verrät, was eine Anwendung anbietet. Ob sie Ihr Team entlastet, zeigt sich daran, welche Auskünfte im Alltag leichter verfügbar sind: Was ist zum jeweiligen Sterbefall vorgesehen, wer hat sich bereits worum gekümmert und was bleibt offen?
Für einen Vergleich brauchen die Vorführungen denselben Ausgangspunkt. Sonst sehen Sie beim einen Anbieter eine gelungene Terminplanung und beim anderen eine ausführliche Dokumenterstellung, ohne die Lösungen an Ihrer eigentlichen Frage messen zu können.
Die Vorführung muss die benötigten Auskünfte zeigen
Zeigen Sie uns bitte, wie wir bei mehreren Sterbefällen die getroffenen Entscheidungen, die veranlassten Arbeiten und die noch offenen Punkte nachvollziehen. Wie sehen wir, wer sich bereits um eine Aufgabe gekümmert hat, und wie werden Änderungen festgehalten?
Auch bei Aufgaben muss verständlich bleiben, was ihr Status bedeutet.
Die Menschen einbeziehen, die damit arbeiten
Büro, Inhaberschaft und Vertretung benötigen nicht immer dieselben Informationen und Berechtigungen. In einer Vorführung sollten die späteren Nutzer deshalb selbst ausprobieren können, wie sie ihren Arbeitsbereich finden, eine Änderung eintragen und einen Fehler berichtigen.
Ebenso gehört die vorgesehene Nutzung auf den Geräten des Hauses dazu. Was am großen Bildschirm gut lesbar ist, kann auf einem Tablet umständlich sein. Bei einer webbasierten Lösung ist konkret zu klären, welche Arbeit bei einer unterbrochenen Verbindung möglich bleibt.
Datenübernahme vor dem Wechsel prüfen
Im Angebot sollte stehen, welche Daten aus der bisherigen Anwendung übernommen werden können, wer die Übernahme vorbereitet und welche Nacharbeiten im Institut bleiben. Die Übernahme vorhandener Vorlagen und notwendige Anpassungen gehören ebenfalls in die Leistungsbeschreibung.
Lassen Sie sich die Übernahme anhand eines Probeimports zeigen. Prüfen Sie dabei, ob Inhalte vollständig ankommen und ihre Zuordnungen erhalten bleiben. Fehlende Angaben, fehlerhafte Zuordnungen und erforderliche Nacharbeiten sollten vor der endgültigen Umstellung geklärt sein.
Ausführliche Hinweise zu Probeimport, Datenexport und Sicherung finden Sie unter „Wissen vertiefen“.
Der Preis der Anwendung ist nur ein Teil der Einführung
Einrichtung, Vorlagenanpassung, Einweisung und die Kontrolle übernommener Daten kosten Zeit. Im Angebot sollte stehen, welche Unterstützung enthalten ist und welche Aufgaben im Institut bleiben. Für den Übergang muss feststehen, ab wann welche Fassung verbindlich geführt wird.
Eine längere doppelte Erfassung in altem und neuem System kann gerade die Mehrarbeit erzeugen, die Sie vermeiden möchten. Falls sie für die Umstellung nötig ist, braucht sie einen begrenzten Zweck und einen festgelegten Abschluss.
Auch Sicherung und Ausstieg gehören zur Auswahl
Eine Datensicherung ist nur dann als Hilfe einschätzbar, wenn sich erklären lässt, wie nach einem Fehler wiederhergestellt wird und wer dafür zuständig ist. Für einen späteren Wechsel sind Datenformate, Dokumentexport, erhaltene Zuordnungen und mögliche Kosten wichtig. Eine Beispieldatei ist dabei aussagekräftiger als die bloße Zusage „Export möglich“.
Am Ende steht eine überschaubare Gegenüberstellung: Welche Aufgaben funktionieren wie benötigt, wo bleibt Zusatzarbeit, welche Fragen sind offen? Zusammen mit Einführung, Kosten und der Einschätzung des Teams ergibt das eine bessere Entscheidungsgrundlage als die Zahl der Funktionen.
