Wer könnte eine falsche Telefonnummer auf Ihrer Website berichtigen, wenn die zuständige Person nicht erreichbar wäre? Diese Frage hilft, die eigenen Zugänge und Zuständigkeiten zu beurteilen: Im Institut muss bekannt sein, wer eine Änderung vornehmen oder veranlassen kann.
Rechnungsempfänger und Kontoverwaltung sind verschiedene Dinge
Dass eine Rechnung an Ihr Institut geht, belegt noch nicht, dass Sie auch die zugehörigen Einstellungen verwalten können. Für Website, Domain, E-Mail, Unternehmensprofile und Werbekonten sollten Vertragspartner, zuständige Person und Wiederherstellungsweg bekannt sein.
Die Übersicht enthält den Verwaltungsweg; Passwörter gehören in die dafür vorgesehene geschützte Verwaltung. Bei einer Vertretung muss erkennbar sein, wie der benötigte Zugriff hergestellt wird.
Eine Betreuung braucht passende Berechtigungen
Welche Rolle eine externe Person benötigt, hängt von ihren Aufgaben und vom jeweiligen Dienst ab. Entscheidend ist, dass die eigene Verwaltung und eine spätere Übergabe möglich bleiben. Nicht mehr benötigte Zugriffe müssen sich beenden lassen.
Für das Google-Unternehmensprofil verlangt Google ausdrücklich, dass das Kundenunternehmen jederzeit Inhaber oder Mitinhaber bleibt. Quelle: Google-Richtlinien für Drittanbieter.
Die bezahlte Datei beantwortet nicht jede Frage zur Nutzung
Bei Fotos und Texten kann die vorgesehene Nutzung Website, Social Media und gedruckte Unterlagen umfassen. Ob alle diese Verwendungen und die Nutzung nach Vertragsende erlaubt sind, muss aus der Vereinbarung hervorgehen.
§ 31 Urheberrechtsgesetz sieht räumlich, zeitlich oder inhaltlich begrenzte Nutzungsrechte vor. Eine Bildrechnung allein erklärt deshalb nicht den gesamten Umfang. Auch bearbeitbare Dateien und die Weitergabe an eine neue Betreuung sind eigene Fragen.
Nicht jeder Bestandteil stammt vom beauftragten Dienstleister
Bilddatenbanken, Schriften, Erweiterungen und Hosting können weitere Anbieter einbeziehen. Für einen Wechsel ist wichtig, welche Verträge und Lizenzen Ihr Haus selbst benötigt und welche Bestandteile weiterverwendet oder ersetzt werden müssen.
Das lässt sich bereits bei einem einzelnen Fotoauftrag konkret besprechen: Wo soll das Bild erscheinen, wie lange, in welcher Form und mit welcher Bearbeitung? Je genauer die geplante Verwendung beschrieben ist, desto gezielter lässt sich die Vereinbarung darauf ausrichten.
Eine geplante Übergabe zeigt die noch offenen Punkte
Wenn nächste Woche die Betreuung wechseln würde: Wer könnte weiter veröffentlichen, wo lägen die aktuellen Dateien und welche Nutzungen wären geklärt? Was dann erst gesucht oder beschafft werden müsste, gehört auf die Liste der offenen Angaben.
Bitte halten Sie mit uns fest, wie unser Institut selbst auf die verwalteten Dienste zugreifen kann und welche Konten, Dateien, Verträge und Nutzungsrechte für eine spätere Übergabe benötigt werden.
