Welche Entscheidungen und Arbeiten gehören zu diesem Sterbefall?
Welcher Sarg oder welche Urne ist vorgesehen? Welcher Trauerredner oder Pfarrer? Wird eine Trauerhalle genutzt? Ist eine Verabschiedung direkt am Grab vorgesehen? Müssen Blumen bestellt werden? Was wurde wegen der Rentenabmeldung bereits in die Wege geleitet?
Diese Angaben müssen dem jeweiligen Sterbefall zugeordnet sein. Dazu gehört, wer welche Arbeit veranlasst hat und was noch offen ist. Gerade wenn mehrere Sterbefälle parallel bearbeitet werden, braucht das Team einen nachvollziehbaren Stand.
Festgelegt, veranlasst und erledigt müssen unterscheidbar bleiben
Eine Übersicht ist nur brauchbar, wenn ihre Angaben eindeutig sind. Aus ihr muss hervorgehen, welche Entscheidung getroffen wurde, was bereits veranlasst ist und welche Arbeit noch aussteht. Zuständigkeit und Bearbeitungsstand sollten in der Aufgabenübersicht getrennt erkennbar sein.
Die Bezeichnungen in einer Anwendung müssen diesen Unterschied erkennen lassen. „Erledigt“ wäre missverständlich, wenn damit lediglich gemeint ist, dass die Bearbeitung begonnen hat. Welche Angaben und Bezeichnungen das Haus benötigt, sollte in einer Vorführung anhand seiner tatsächlichen Arbeitsweise geklärt werden.
Bei der Auswahl einer Software ist deshalb die Darstellung dieser Zusammenhänge wichtig: Können die zuständigen Mitarbeitenden erkennen, was zum Sterbefall gehört und wer sich bereits darum gekümmert hat? Lassen sich Änderungen so eintragen, dass der aktuelle Stand verständlich bleibt?
Die Originalunterlagen bleiben in der Sterbefallakte
Die Originalunterlagen liegen in der Sterbefallakte. Eine digitale Übersicht über die Vorbereitung macht diese Unterlagen nicht entbehrlich.
Für die Anzeige eines Sterbefalls verlangt beispielsweise Berlin die erforderlichen Urkunden grundsätzlich im Original. Diese Auskunft bezieht sich auf das dort beschriebene Verfahren. Quelle: Service Berlin zur Meldung eines Sterbefalls.
Zusätzliche Erfassungsarbeit berücksichtigen
Prüfen Sie bei der Vorführung, welche Angaben nach der Eingabe in der Anwendung zusätzlich in weiteren Listen gepflegt werden müssen. Diese zusätzliche Arbeit gehört zum Vergleich der Lösungen.
Die Besprechungsvorlage für eine Softwarevorführung bietet Platz für Ihre Anforderungen und offenen Fragen. Weitere Prüfpunkte zu Datenübernahme, Einarbeitung, Kosten und Export finden Sie im Softwarevergleich.
